Cari hesap
Cari mutabakatta irsaliye dahil ve hariç bakiye nasıl okunur?
ParçaERP · Güncelleme: · 2 dk okuma
Müşteriyle bakiye karşılaştırırken önce aynı kapsamdan konuşmak gerekir. Faturalanmamış teslimatları içeren bir bakiye ile yalnız faturalı hareketleri içeren bakiye doğal olarak farklı olabilir. Mutabakat, tutardan önce kapsamı netleştirmekle başlar.
İki bakiye hangi sorulara cevap verir?
İrsaliye hariç görünüm, raporun tanımına göre faturalanmış cari hareketleri esas alır. İrsaliye dahil görünüm ise açık, henüz faturalanmamış teslimatların etkisini de gösterebilir. Bu ayrım, satış ekibinin müşterinin toplam işlem hacmini değerlendirmesinde yararlıdır.
Örneğin faturalı borç 20.000 TL, henüz faturalanmamış teslimat 5.000 TL ve kaydedilmiş tahsilat 3.000 TL ise ilgili hareketlerin kapsamına göre faturalı net bakiye 17.000 TL, açık teslimatları içeren bakiye 22.000 TL olabilir. Bu örnekte iki görünüm arasındaki 5.000 TL fark tek başına hata değildir.
Mutabakat için aynı kesim tarihini kullanın
Karşı taraftan gelen ekstreyle kendi ekstrenizin bitiş tarihi aynı olmalı. Belge tarihi, cari hareket tarihi ve tahsilatın sisteme işlendiği zaman farklı olabilir. Son gün yapılan bir ödemenin yalnız bir tarafta kayıtlı olması sık karşılaşılan bir fark nedenidir.
Devir bakiyesini de ayrı doğrulayın. Başlangıç bakiyesi farklıysa dönem içindeki bütün işlemler doğru olsa bile kapanış bakiyesi eşleşmez. Dövizli hesapları karşılaştırırken para birimini ve kullanılan kur kapsamını açıkça belirtin.
Farkı sistemli biçimde ayırın
Önce başlangıç bakiyesini, sonra faturaları ve iadeleri, ardından tahsilat/ödemeleri karşılaştırın. Açık irsaliyeleri son bir ayrı grup olarak incelemek, belge bağlantılarının etkisini görmeyi kolaylaştırır.
- Aynı cari kodunun karşılaştırıldığını doğrulayın; benzer firma adlarına dikkat edin.
- Borç/alacak yönünü ve rapordaki işaret kullanımını kontrol edin.
- İptal edilmiş belgeleri ve ters kayıtları inceleyin.
- Faturalanmış irsaliyenin açık teslimatlar içinde kalmadığını doğrulayın.
- Açıklanamayan farkı belge numarası ve tarih ile not edin.
ParçaERP’de ekstreyi paylaşmadan önce
Cari ekstre ve hareket ekranlarında ilgili belgeleri inceleyip müşteriye gönderilecek kapsamı belirleyin. WhatsApp veya çıktı üzerinden paylaşımda hangi dönemin ve hangi bakiye türünün kullanıldığını belirtmek, tekrar tekrar aynı farkı araştırmayı önler.
Mutabakat amacıyla gerçek bir tahsilatı silmek veya açıklamasız dengeleme kaydı atmak yerine kaynağı doğrulayın. Düzeltmenin hangi belgeye dayandığını korumak, sonraki dönem kontrolünü kolaylaştırır.